○大和町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成11年9月30日

大和町訓令第11号

(目的)

第1条 この規程は,大和町個人情報保護条例(平成17年大和町条例第3号)及び大和町個人情報保護条例施行規則(平成17年大和町規則第1号)に定めるもののほか,大和町町民生活課(以下「町民生活課」という。)における戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め,戸籍データ保護の適正な管理運営を図ることを目的とする。

(用語)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 町民生活課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍,除かれた戸籍,附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで扱われる入出力データをいう。

(3) 記録媒体 磁気ディスク,磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(5) ドキュメント システム設計書・プログラム設計書・操作設計書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(事務処理の範囲)

第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は,戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録,受付帳の調製,記録事項証明書の発行,戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム,人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について総括的管理を図るため,戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き,当該保護管理者は,副町長の職にあるものをこれにあてる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は,戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し,戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は,戸籍情報システムについて,火災,盗難,その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

3 事故が発生したときは,速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し,戸籍事務管嘗者(町長)に報告するとともに復旧のために必要な措置を講じなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条 保護管理者は,端末機の適正な管理をするため,端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き,町民生活課長をこれにあてる。

(戸籍データ保護)

第7条 取扱責任者は,戸籍データの漏えい,滅失及びき損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 情報システムの処理が可能な端末装置は,来庁者からは内容が読み取れない位置に配置しなければならない。

3 入力された戸籍データは,電算処理を行う他の業務と連動してはならない。

4 入出力された戸籍データは,不要となった時点で,速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。

5 戸籍データは,法令に定めがあるものを除き,外部に提供してはならない。

(記録媒体の保管・処理)

第8条 取扱責任者は,記録媒体を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ,持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに,その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 記録媒体の受払い及び管理については,名称,作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。

(3) 記録媒体を破棄するときは,記録内容を消去したうえで,焼却,裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 取扱責任者は,戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は,施錠ができ,持ち運びができない保管用具に保管し,これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は,作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは,焼却,裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱責任者は,ドキュメントを最新の状態に維持し,適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は,ドキュメントの外部への持ち出し,複写,又は廃棄するときには,保護管理者の承認を受け,外部に情報が流出しないように適切に処理しなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は,戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め,個別に入出力を制御するパスワードを設定し,当該取扱職員に付与しなければならない。

2 保護管理者は,定期的に又は随時,パスワードの更新を行う等,厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は,パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は,パスワードを第1項に規定する業務の目的を越えて使用してはならない。

5 取扱職員は,自己のパスワードを他人に漏らし,又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は,取扱責任者に次に掲げる事項について報告させ,常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) 町民生活課における事務室内の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること

(端末機の操作)

第13条 端末機は,取扱職員でなければ操作してはならない。

2 端末機の操作は,戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また,見出データ及び戸籍データを,戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条 取扱責任者は,戸籍データの適正な管理を図るため,別表に定めるとおり戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(研修の実施)

第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため,取扱責任者は新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育,訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため,戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は,保護管理者が必要に応じて,戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。

3 会議は,戸籍事務管嘗者(町長),保護管理者,取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は,町民生活課において処理する。

附 則

この訓令は,平成12年2月5日から施行する。

附 則(平成17年3月16日大和町訓令第2号)

この訓令は,平成17年4月1日より施行する。

附 則(平成19年3月29日大和町訓令第1号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月22日大和町訓令第3号)

この訓令は,平成24年10月1日から施行する。

別表

戸籍情報システムにかかる機器及びソフト等の保管一覧表

機器及びソフト等

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバー

取扱責任者

・施錠のかかる保管庫に設置

・保管庫の鍵の管理

サーバーは施錠のかかる保管庫に設置し,取扱責任者がその鍵を管理する。

サーバーを起動する者は,保護管理者の任命した取扱職員とする。

戸籍用クライアント

取扱責任者

・パスワードによる起動

・システム仕様状況リスト

クライアントは,保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し,起動させる。

システム仕様状況リストを定期的に印字し,そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

取扱責任者

・バックアップ記録リスト

・施錠のかかる保管庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し,そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

「戸籍総合システム」のプログラム

取扱責任者

・複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

大和町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成11年9月30日 訓令第11号

(平成24年10月1日施行)