○大和町文書取扱規程

平成17年3月16日

大和町訓令第1号

注 平成27年3月から改正経過を注記した。

文書取扱規程(平成8年大和町訓令第5号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条~第13条)

第3章 文書の処理(第14条~第23条)

第4章 文書の施行(第24条~第32条)

第5章 文書の整理及び保存(第33条~第43条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,大和町における文書の取扱いに関し,別に定めるもののほか,必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第1条の2 この規程において,次の各号の掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本庁(大和町行政組織規則(昭和60年大和町規則第1条の3に規定する本庁をいう。以下同じ。)及び出張所等(同規則第1条の4に規定する出張所及び同条第2項に規定する出先機関をいう。以下同じ。)の職員(以下単に「職員」という。)が職務上作成し,又は取得した文書,図面,写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,職員が組織的に用いるものとして,本庁及び出張所等が保有しているもの

(2) 総合行政ネットワーク文書 文書のうち総合行政ネットワーク電子文書交換システム(町と国県又は他の地方公共団体(以下「県等」という。)との間の文書の交換の用に供するため町の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。第9条を除き,以下同じ。)と県等の使用に係る電子計算機とを専用の電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)を使用することにより町と県等との間で交換する文書をいう。

(3) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は,すべて正確かつ迅速に取扱い,常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は,文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し,必要があると認めるときは,当該事務の処理に関し調査を行ない,報告を求め,又は指導しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第4条 各課に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

2 主任は,各課長が総務課長に協議して所属の職員のうちから命ずる。

(主任の職務)

第5条 主任は,次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の収受,配布及び発送に関すること。

(3) 総合行政ネットワーク電子文書交換システムを使用した電磁的記録である情報(以下「総合行政ネットワーク文書情報」という。)の受信及び当該情報に係る電子署名の検証に関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書情報の送信及び当該情報に行う電子署名に関すること。

(5) 施行文書の審査に関すること。

(6) 文書の整理及び保存に関すること。

(7) 例規の整備に関すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか,文書事務に関すること。

(電子文書取扱主任)

第5条の2 各課に前条第3号及び第4号に掲げる事務並びに総合行政ネットワーク文書の収受に関する事務を処理させるため,電子文書取扱主任を置くことができる。

2 前項の規定により電子文書取扱主任を置く場合にあっては,電子文書取扱主任は,各課長が総務課長に協議して所属の職員のうちから命ずるものとする。

3 第1項の規定により電子文書取扱主任が置かれた場合にあっては,主任は,当該電子文書取扱主任が処理する事務を統括する。

(文書関係帳簿)

第6条 総務課には,次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 文書配布簿(様式第1号)

(2) 特殊文書収受簿(様式第2号)

(3) 布令簿(様式第3号)

(4) 親展文書発送簿(様式第4号)

(5) 公示簿(様式第5号)

(6) 令達簿(様式第6号)

(7) 例文台帳(様式第7号)

2 各課には,文書収発簿(様式第8号)を備えなければならない。

(文書の種類)

第7条 文書の種類は,次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもの

 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの

 指令 個人又は団体からの申請又は願いに対して行う行政処分を表すもの

(4) 往復文

通達,依命通達,通知,照会,依頼,回答,報告,諮問,答申,進達,副申,申請,届,建議,協議等

(5) その他

契約書,辞令,裁決書,証書,表彰文,あいさつ文,書簡文等

(文書の記号及び番号)

第8条 文書(前条第2号ロ及び第5号に掲げるものを除く。)には,記号及び番号を付けなければならない。

2 文書の記号は,別表のとおりとする。

3 文書の番号は,第27条の規定により原議に付された番号とする。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第9条 本庁に送達された文書は,総務課において受領し,次の各号に定めるところにより,総務課又は主務課において収受し,配布しなければならない。

(1) 普通文書(次号から第7号に掲げる文書以外のものをいう。)は,総務課において,主務課ごとに選別し,文書配布簿により受領印を徴して主務課に配布するものとし,主務課においては,配布された文書の余白に収受印(様式第9号)を押し,文書収発簿に必要事項を記載の上,担当者に配布すること。

(2) 親展文書は,封皮に収受印を押し,特殊文書収受簿により,受領印を徴して,主務課又は名あて人に配布すること。

(3) 現金書留は,封をしたまま封皮に収受印を押し,特殊文書収受簿により受領印を徴して主務課又は名あて人に配布すること。

(4) 電報は,親展扱いのものにあっては封をしたまま封皮に,その他のものにあっては開封して電文の余白に収受印を押し,特殊文書収受簿により受領印を徴して主務課に配布すること。

(5) 訴願,訴訟,審査請求その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は,第1号の例により処理するほか,収受印の下に収受時刻を朱書して取扱者の印を押し,封筒のあるものは,その封筒を添えて主務課に配布すること。

(6) 通貨又は有価証券が添付してある文書は,その余白に通貨等が添付してある旨を付記して第1号の例により処理するとともに,通貨又は有価証券は,特殊文書収受簿により受領印を徴して主務課に配布すること。

(7) 小包は,封皮に収受印を押し,書留郵便によるものは,特殊文書収受簿により受領印を徴して主務課に配布すること。

(8) 総合行政ネットワーク文書は,次の区分により処理すること。

 総務課で受信した総合行政ネットワーク文書に係るもの

(1) 総合行政ネットワーク文書情報に電子署名が行われている場合には,当該電子署名を検証すること。

(2) 電子計算機の出力装置の映像面に表示された総合行政ネットワーク文書情報の内容を確認し,当該情報の送信者に対して,当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を,当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知を送信すること。

(3) 受領した旨の通知を送信した場合には,受信した総合行政ネットワーク文書情報を出力することにより書面を作成し,当該書面の余白に収受印を押して主務課に配布すること。

(4) 主務課においては,当該書面が第14条第2項に規定する文書である場合には,文書収発簿に必要事項を記載の上,担当者に配布すること。

 主務課で受信した総合行政ネットワーク文書情報に係るもの

(1) 総合行政ネットワーク文書情報に電子署名が行われている場合には当該電子署名を検証すること。

(2) 電子計算機の出力装置の映像面に表示された総合行政ネットワーク文書情報の内容を確認し,当該情報の送信者に対して,当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を,当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知を送信すること。

(3) 受領した旨の通知を送信した場合には,受信した総合行政ネットワーク文書情報を出力することにより書面を作成し,当該書面の余白に収受印を押すこと。この場合において,当該書面が第14条第2項に規定する文書である場合には,文書収発簿に必要事項を記載の上,担当者に配布すること。

(9) 電子計算機の入出力装置で受信した情報を出力することにより作成した書面(総合行政ネットワーク文書を除く。)及びファクシミリ装置で受信した情報を出力することにより作成した書面は,主務課において当該書面の余白に収受印を押すこと。この場合において,当該書面が第14条第2項に規定する文書であるときは,文書収発簿に必要事項を記載の上,担当者に配布すること。

2 前項(第2号及び第5号に掲げるものを除く。)に掲げる文書のうち,定例かつ軽易なものは,これらの規定にかかわらず,収受及び配布の手続を省略することができる。

3 出張所等に送達された文書は,前各項の規定に準じて処理するものとする。

4 2以上の課に関連のある文書は,その関係の最も深い課に配布する。

5 主管が明らかでない文書は,総務課において当該文書の主管課について町長の決定を受け,当該主管課に配布する。

(平28訓令7・一部改正)

(料金未納等郵便物の受領)

第10条 送達された文書のうち,郵便料金の未納又は不足のものがあるときは,その料金を支払って受領するものとする。

(誤配文書の回送)

第11条 主務課長は,第9条の規定により配布された文書のうち,その主管に属さないものがあるときは,直ちに総務課に回送しなければならない。

(未経由文書の回送)

第12条 主務課長は,総務課を経由しないで,文書(第9条第2項に定める文書を除く。)を受け取ったときは,すみやかに総務課に回送して所定の手続を求めなければならない。

(勤務時間外に送達された文書の受領等)

第13条 勤務時間外に送達された文書の受領等については,大和町宿日直規程(昭和60年大和町訓令第3号)に定めるところによる。

第3章 文書の処理

(文書の処理促進)

第14条 主務課長は,収受し,又は配布された文書を閲了し,自ら必要な処置をとるほか,所属の職員に指示してすみやかに処理しなければならない。

2 主務課長は,許認可等に係る文書については,行政手続法(平成5年法律第88号)その他法令等の定めるところにより,迅速な処理に努めなければならない。

3 施行期日が指定され,又は予定されている事務の処理は,合議,決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(文書の起案)

第15条 文書の起案は,次の各号により処理できるものを除き,回議用紙(様式第10号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの。

(2) 定例又は軽易なもので例文又は所定の様式により施行するもののうち,用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの。

2 前項の規定にかかわらず,緊急を要するものについては,上司の指示を受け,電話又は口頭で処理することができる。この場合においては,軽易なものを除き,その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(起案の要領)

第16条 起案に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 用字・用語は,常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。

(2) 文体は,口語体とし,その事案の内容を適確に,しかも平易かつ簡明に表すこと。

(例文の作成及び登録)

第17条 例文は,各課において共通に使用できるものにあっては総務課長が,その他のものにあっては当該主務課長が総務課長と協議して作成するものとする。

2 総務課長は,前項の規定により例文を作成したときは,例文台帳に登録するとともに,その旨を各課長又は協議した課長に通知しなければならない。

3 前2項の規定は,例文の変更又は廃止について準用する。

(回議書の作成要領)

第18条 回議書の作成に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は,原則としてインクをもって記載すること。

(2) 回議書には,事案が定例又は軽易なものを除き,起案理由,経過の概要,関係法規その他参考となる事項を付記するとともに,関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は,その処理順序にまとめて綴り,まとめて綴りがたいときは,所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除又は,訂正したときは,軽易なものを除き,その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち,機密を要するもの,重要なもの及び急を要するものは,その旨回議書の所定欄に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し特別の取扱いを要するものは,「親展」,「書留」,「速達」,「配達証明」,「内容証明」,「小包」,「電報」等と回議書の所定欄に朱書すること。

(回議の要領)

第19条 回議書は,職制の順で回議しなければならない。

2 回議書の内容が,他の課に関連するものであるときは,その関連する課長に合議しなければならない。

3 前項の合議事項について,関連する課との間で意見を異にするときは,上司の裁定を受けなければならない。

(合議後の通知)

第20条 主務課長は,合議した回議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき,又は当初の起案が廃案となったときは,速やかに合議した課長にその旨通知しなければならない。

(文書の審査)

第21条 回議書のうち町長又は副町長名で施行する文書については,主務課長の決裁又は回議を終わった後(他の課長に合議を要するものについては,合議を終わった後)総務課長の審査を受けなければならない。ただし,軽易な文書又は定型的反復的な文書については,主務課の主任の審査を受けるものとする。

2 課長名で施行する文書については,課の主任の審査を受けなければならない。

3 総務課長又は主任は,回議書の内容及び形式について審査し,形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し,その他のものにあっては主務課又は起案者に連絡して加除,訂正その他の措置を求めるものとする。

4 総務課長又は主任は,審査にあたりその事案について説明を求め,又は参考資料を提出させることができる。

(法令審査委員会への付議)

第22条 総務課長は,条例その他法令に関する重要事項については,法令審査委員会規程(昭和61年大和町規程第3号)に定める法令審査委員会に付議するものとする。

(決裁済の表示)

第23条 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には,決裁済の年月日を原議の所定欄に記載するものとする。

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第24条 施行を要する原議は,特に施行日を指定されたもののほか,すみやかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は,別に決裁を受けなければ,廃案にし,又は施行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第25条 文書の施行者名は,町長名とする。ただし,法令に別段の定めがあるときは,この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず,施行する文書の軽重により,副町長又は課長の名で施行することができるものとする。

(文書の日付け)

第26条 施行する文書の日付けは,発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第27条 施行を要する原議は,次の各号に掲げる文書の種類ごとに,それぞれ当該各号に掲げる簿冊に登録し,原議に番号を付さなければならない。ただし,課長名で施行する文書その他軽易なものについては,この限りでない。

(1) 法規文及び令達文のうち訓令 布令簿

(2) 公示文 公示簿

(3) 令達文のうち達及び指令 令達簿

(4) 往復文 文書収発簿又は親展文書発送簿

2 文書の番号は,会計年度ごとに一連番号とする。ただし,往復文のうち,同一案件に関するものについては,当該案件が完結するまで同一のものを用い,また,その案件が2年度以上にわたるものについては,次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3 条例,規則並びに規程形式を用いる訓令及び告示の番号は,前項の規定にかかわらず,暦年ごとに一連番号とする。

(浄書及び校合)

第28条 施行する文書は,主務課において浄書及び校合するものとする。

(公印等の押印)

第29条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には,公印を押さなければならない。ただし,次の各号に掲げるものについては,公印を省略することができる。

(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文(知事あてに発するものを除く。)

 会議,研修会,打合せ会,ヒアリング等の開催に関する文書

 会議,研修会,打合せ会,ヒアリング等の出席者の回答,報告に関する文書

 図書,刊行物,資料,ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書

 所掌事務の照会文書

 所掌事務の回答文書

(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの

(3) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は,発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分,契約,登記又は証明に関する書類,その他特に必要と認める文書には,契印,割印又は訂正印を押さなければならない。

(電子署名)

第29条の2 施行する総合行政ネットワーク文書については,総合行政ネットワーク文書情報の送信の際,当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。ただし,総合行政ネットワーク文書が前条第1項各号に掲げるものに該当する場合にあっては,この限りでない。

(文書の発送)

第30条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この項において同じ。)は,総務課において発送しなければならない。ただし,特に緊急を要するものその他特別の事情があるものは,あらかじめ,総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。

2 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができるもののうち,同項第1号に掲げる文書の発送については,郵送,使送により行うもののほか電送(ファクシミリ又は電子計算機による送信をいい,総合行政ネットワーク文書情報の送信を除く,以下同じ。)により行うことができる。この場合において,電送は,第4項に定めるもののほか主務課又は出張所等において行わなければならない。

3 総合行政ネットワーク文書の発送は,総合行政ネットワーク文書を送信することにより行うものとする。

4 施行する総合行政ネットワーク文書の発送は,総務課において行うものとする。

(発送済の表示)

第31条 発送済の原議には,所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,総合行政ネットワーク文書を発送したときは,総合行政ネットワーク文書情報を送信した主任又は電子文書取扱主任は,原議に発送済印を押印し,又は原議の所定欄に発送月日を記載するものとする。

(処理中の文書の管理)

第32条 主務課長は,処理期限のある文書について,常にその処理状況を把握しておくものとし,処理が完了していないものがある場合には,すみやかにその処理に当たらなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第33条 主任は,未処理文書,未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は,災害に際し,いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し,紛失,火災,盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第34条 文書は,上司の許可を得ないで,庁外に持ち出し,又は職員以外の者に示し,若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第35条 完結文書は,主務課において次の各号に掲げるところにより編集及び製本しなければならない。

(1) 編集は,会計年度により区分すること。ただし,条例,規則,規程形式を用いる訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は,暦年により区分すること。

(2) 編集は,2年度以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合においては,年度の区分を明らかにすること。

(3) 1冊の厚さは,8センチメートルを限度とすること。

(4) 前3号の規定により編集したときは,目次(様式第11号)をつけ,表紙又は背表紙に分類番号,主題,所属年度,保存年限,保存期限,所管課名,その他管理に必要な事項を付記して製本すること。

(文書の保存年限の種別)

第36条 文書の保存年限の種別は,次のとおりとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 文書の保存年限は,会計年度によるものは翌年度の初期から,暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

(保存年限の種別の標準)

第37条 前条第1項に規定する種別の標準は,次のとおりとする。

第1種 永年保存

(1) 調査及び統計で特に重要な文書

(2) 任免及び賞罰に関する文書及び履歴書

(3) ほう賞に関する重要な文書

(4) 条例,規則,規程等の制定改廃に関する文書

(5) 許可,認可,訓令,契約等に関する重要な文書

(6) 官報及び法令全書

(7) 不服申立て,審査請求,訴訟,調停及び和解等に関する文書

(8) 町史に関する文書

(9) 議会の議案書,議決通知書及び議事録

(10) 予算及び決算に関する文書

(11) 町の廃置分合,境界変更及び名称の変更等に関する文書

(12) 町有財産の取得及び処分に関する重要な文書

(13) 台帳又は原簿で特に重要なもの

(14) その他永年保存を必要とする重要な文書

第2種 10年保存

(1) 起債に関する文書

(2) 町税の徴収に関する文書

(3) 地方交付税等に関する重要な文書

(4) 選挙に関する文書

(5) 出納に関する文書

(6) 監査に関する文書

(7) 租税その他各種公課に関する文書

(8) 請願,陳情等に関する文書

(9) その他10年保存を必要とする重要な文書

第3種 5年保存

(1) 国又は県との往復文書

(2) 報告書及び届書

(3) 文書の収受,発送に関する諸帳簿

(4) 工事又は物品に関する書類

(5) その他5年保存を必要とする文書

第4種 3年保存

(1) 宿日直簿,出勤簿,旅行命令簿等職員の勤務に関する諸帳簿

(2) 消耗品及び材料に関する諸帳簿

(3) 照会,回答その他の往復文書(国又は県との往復文書を除く。)

(4) その他3年保存を必要とする文書

第5種 1年保存

軽易な文書

(文書の保存)

第38条 第5種に編集する文書を除き,完結文書の保存は,総務課長が行わなければならない。

(文書の引継ぎ)

第39条 主務課長は,前条の規定により保存すべき文書の引継ぎを行おうとするときは,翌年度末までに文書引継書(様式第12号)により引き継がなければならない。

2 総務課長は,前項の規定による引継ぎを受けるときは,保存年限,編集製本等について審査し,適当と認めるものは引継ぎを受け,文書の保存年限ごとに整理保管しておかなければならない。

(文書の借覧)

第40条 総務課長が保存している文書を借覧しようとする者は,文書借覧書兼貸出簿(様式第13号)により,総務課長の承認を受けなければならない。

2 借覧期間は7日以内とする。ただし,総務課長が承認したときは,この限りでない。

第41条 前条第1項の規定により文書を借覧した者は,これを転貸,抜取り,取替え,書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(文書の廃棄)

第42条 総務課長は,主務課長との協議により保存年限を経過した文書を廃棄しなければならない。

(歴史的・文化的価値ある文書の保存)

第43条 総務課長は,前条の規定により廃棄しようとする文書で,歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては,主務課長と協議の上,これを保存することができる。

附 則

この訓令は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月29日大和町訓令第1号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月22日大和町訓令第3号)

この訓令は,平成24年10月1日から施行する。

附 則(平成27年3月19日大和町訓令第4号)

この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月9日大和町訓令第7号)

この訓令は,行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表

(1) 法規文,公示文及び令達文

大和町条例第 号

大和町規則第 号

大和町告示第 号

大和町公告第 号

大和町訓令第 号

大和町達第 号

大和町指令第 号

(2) 往復文

イ 親展文書

和親第 号

ロ 普通文書

和総第 号 総務課

和財第 号 財政課

和まち第 号 まちづくり政策課

和税第 号 税務課

和町第 号 町民生活課

和子育第 号 子育て支援課

和保第 号 保健福祉課

和産第 号 産業振興課

和都第 号 都市建設課

和会第 号 会計課

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(平27訓令4・一部改正)

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大和町文書取扱規程

平成17年3月16日 訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月16日 訓令第1号
平成19年3月29日 訓令第1号
平成24年6月22日 訓令第3号
平成27年3月19日 訓令第4号
平成28年3月9日 訓令第7号