○大和町立学校文書取扱規程

平成17年3月31日

大和町教委訓令第8号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第17条)

第4章 文書の施行(第18条―第26条)

第5章 文書整理及び保存(第27条―第35条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,大和町立学校における文書の取扱いに関し,必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 事務の処理は,文書により,決裁権限を有するものの決裁を受けて行わなければならない。

2 緊急を要する事務については,前項の規定にかかわらず,上司の指示を受け,電話又は口頭で処理することができる。

(教育総務課長の職務)

第3条 教育総務課長は,文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し,必要があると認めるときは,当該事務の処理に関し調査を行い,報告を求め,又は指導しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第4条 各学校に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

2 主任は,事務職員をもってこれにあてる。ただし,特別の事情があるときは,校長が所属の職員のうちから別に命ずる。

(主任の職務)

第5条 主任は,次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の収受,配布及び発送に関すること。

(3) 施行文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理及び保存に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか,文書事務に関すること。

(文書関係帳簿)

第6条 各学校には,次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 文書収発簿(様式第1号)

(2) 親展文書収発簿(様式第2号)

(3) 特殊文書収受簿(様式第3号)

(4) 文書管理目録(様式第4号)

(5) 文書借覧簿(様式第5号)

(文書の種類)

第7条 文書の種類は,次のとおりとする。

(1) 往復文

通達,依命通達,通知,照会,依頼,回答,報告,諮問,答申,進達,副申,申請,届,建議,協議等

(2) その他

契約書,辞令,裁決書,証書,表彰文,あいさつ文,書簡文等

(文書の記号及び番号)

第8条 文書(前条第2号に掲げるものを除く。)には,記号及び番号を付けなければならない。

2 文書の記号は,次のとおりとする。

往復文

ア 親展文書

(学校名の約字)親第 号

イ 普通文書

(学校名の約字)第 号

3 前項の学校名の約字は,別表のとおりとする。

4 文書の番号は,第21条の規定により原議に付された番号とする。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第9条 各学校に送達された文書は,私人あてのものを除き,次の各号に定めるところにより主任において収受し,配布しなければならない。

(1) 文書は次号から第5号までに規定するところにより収受及び配布するものを除き,すべて開封の上,文書の余白に収受印(様式第6号)を押して文書収発簿に登録し,定例又は軽易なものを除き校長の閲覧に供した後,受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。ただし軽易や文書については,収受及び配布の手続きの全部又は一部を省略することができる。

(2) 親展文書(秘扱いのものを含む。)は,開封しないで封皮に収受印を押し,特殊文書収受簿により受領印を徴して名あて人に配布すること。

(3) 書留は,開封しないで封皮に収受印を押し,特殊文書収受簿により受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。開封した郵便物に通貨又は有価証券等が添付してあるときもまた同様とする。

(4) 電報は,開封して電文の余白に収受印を押し,特殊文書収受簿より受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。

(5) 小包は,封皮に収受印を押し,書留郵便によるものは特殊文書収受簿により受領印を徴して名あて人又は主務者に配布すること。

(料金未納等郵便物の受領)

第10条 郵便料金の未納又は不足の文書が送達されたときは,公務に関するものと認められるものに限り,その料金を支払って受領することができる。

(未経由文書の回送)

第11条 主任を経ないで直接送達され,又は受領した文書があるときは,直ちに主任に送付して所定の手続を求めること。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第12条 校長は,第9条第1号の規定により文書を閲覧し,自ら処理するほか所属職員に指示して,速やかに処理しなければならない。

2 施行期日が指定され,又は予定されている事案は,決裁等必要な手続に要する日時をあらかじめ考慮して処理しなければならない。

(文書の起案)

第13条 文書の起案は,次の各号により処理できるものを除き,回議用紙(様式第7号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの。

(2) 定例又は軽易なもので例文又は所定の様式により施行するもののうち,用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの。

2 第2条第2項の規定により電話又は口頭で処理したものは,その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(文書の供覧)

第13条の2 配付を受けた文書が起案による処理を必要とせず,供覧することによって完結するものであるときは,次の各号により関係者の閲覧に供するものとする。

(1) 回議用紙を用いる場合は,その所定欄に「供覧」と表示する。

(2) 回議用紙を用いない場合は,配付を受けた文書の余白に「供覧」と表示し,関係者押印欄を設ける。

(起案の要領)

第14条 起案に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 事案が定例なものは,あらかじめ主任と協議の上,例文を定めて処理すること。

(2) 用字,用語は,常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によること。

(3) 文体は,口語体とし,その事案の内容を的確に,しかも平易かつ簡明に表すこと。

(回議書の作成要領)

第15条 回議書の作成に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は,原則としてインクをもって記載すること

(2) 回議書には,事案が定例又は軽易なものを除き,起案理由,経過の概要,関係法規その他参考となる事項を付記するとともに,関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は,その処理順序にまとめて綴り,まとめて綴りがたいときは,所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除又は,訂正したときは,軽易なものを除き,その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち,機密を要するもの,重要なもの及び急を要するものはその旨回議書の所定欄に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し,特別の取扱いを要するものは,「親展」,「書留」,「速達」,「配達証明」,「内容証明」,「小包」,「電報」,「はがき」,「使送」等と回議書の所定欄に朱書すること。

(文書の審査)

第16条 回議書は,主任の審査を受けなければならない。

2 主任は,回議書の内容面及び形式面について審査し,形式面その他軽易な誤りについてついては自らこれを修正し,その他のものについては起案者に連絡して加除,訂正を求めるものとする。

3 主任は,審査に当たりその事案について説明を求め,又は参考資料を提出させることができる。

(決裁済の表示)

第17条 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には,決裁済の年月日を原議の所定欄に記載するものとする。

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第18条 施行を要する原議は,特に施行日を指定されたもののほか,速やかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は,別に決裁を受けなければ,廃案にし,又は試行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第19条 文書施行者名は,校長名とする。ただし,法令や様式に別段の定めがあるときは,この限りでない。

(施行文書の日付)

第20条 施行する文書の日付は,発送する日としなければならない。

(文書の登録)

第21条 施行を要する原議は,文書収発簿又は親展文書収発簿に登録し,原議に番号を付さなければならない。ただし,軽易なものについては,この限りでない。

2 文書の番号は,会計年度ごとに一連番号とする。ただし,往復文のうち,同一案件に関するものについては,当該案件が完結するまで同一のものを用い,また,その案件が2年度以上にわたるものについては,次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

(浄書及び校合)

第22条 施行する文書は,浄書及び校合しなければならない。

2 文書の浄書及び校合をした者は,原議の所定欄にその者の印を押さなければならない。

(公印等の押印)

第23条 施行する文書には,公印を押さなければならない。ただし,次の各号に掲げるものについては,公印を省略することができる。

(1) 県の機関又は県内の市町村の機関あてに発するもの

(2) 前号の機関以外あてに発するもののうち,軽易なもの

(3) 教育総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は,発信者の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分,契約,登記又は証明書類等の文書で必要なものには,契印,割印又は訂正印を押さなければならない。

(文書の発送)

第24条 施行する文書は,主任において発送しなければならない。ただし,特に説明を要するもの又は緊急を要するものは,主務者において郵送,手渡し又は使送により発送することができる。

2 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は,郵送,手渡し又は使送により行うほか,ファクシミリにより行うことができる。

3 主務者は,第1項第1号ただし書の規定により主任において一括同封して発送するもののほか,施行する文書にあて先を書いた封筒及び原議を添えて主任に回付しなければならない。ただし,親展文書又は特殊な取扱いを必要とする郵便物は,主務者において封入又は包装しなければならない。

(発送済の表示)

第25条 発送済の原議には,所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

(処理中の文書の管理)

第26条 主任は,処理期限のある文書について,常にその処理状況を把握しておくものとし,処理が完了していないものがある場合には,すみやかにその処理に当たらなければならない。

第5章 文書の整理及び保存等

(文書の整理)

第27条 文書は,未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書には,火災,盗難等の災害に対する予防措置を講じておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第28条 文書は校長の許可を得ないで,校外に持ち出し,又は職員以外のものに示し,若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第29条 完結文書は,主任において次の各号に掲げるところにより,文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。

(1) 編集は,会計年度により区分すること。ただし,会計年度によることが不適当と認められる文書は,歴年により区分すること。

(2) 編集は,特に必要がある場合,2年以上にわたる分を1冊とすることができる。

(3) 1冊の厚さは8センチメートルを限度とすること。

(4) 前各号の規定により編集したときは,目次をつけ,表紙又は背表紙に分類番号,主題,所属年度,保存年限,保存期限,学校名,その他管理に必要な事項を付記して製本すること。

(文書の保存年限の種別)

第30条 文書の保存年限の種別は,次のとおりとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 文書の保存年限は,会計年度によるものは翌年度の初期から,歴年によるものは,翌年の初日から起算するものとする。

(保存年限の種別の標準)

第31条 前条第1項に規定する種別の標準は,次のとおりとする。

第1種 永年保存

(1) 各種例規文書

(2) 学校経営・沿革に関する文書及び学校要覧

(3) 文書管理に関する文書

(4) 学籍に関する重要な文書

(5) 辞令交付簿及び履歴書

(6) 教育財産の取得及び処分に関する重要な文書並びに各種台帳

(7) その他永年保存を必要とする文書

第2種 10年保存

(1) 学校日誌

(2) 指定統計に関する重要な文書

(3) 監査に関する文書

(4) 人事に関する文書

(5) 物品処分に関する文書

(6) その他10年保存を必要とする文書

第3種 5年保存

(1) 各種往復文書及び一般文書

(2) 服務及び休暇等に関する文書

(3) 経理に関する文書

(4) その他5年保存を必要とする文書

第4種 3年保存

(1) 諸証明に関する文書

(2) その他3年保存を必要とする文書

第5種 1年保存

軽易な文書

2 前項の保存年限の種別の標準と法令の規定に基づく保存年限とが異なるときは,いずれか長い方をもって保存年限とする。

(文書の整理保存)

第32条 主任は,保存すべき文書(第5種に編集するものを除く。)を第30条の種別ごとに整理して保存するとともに,文書管理目録を整理しなければならない。

(文書の借覧)

第33条 保存文書を借覧しようとする職員は,文書借覧簿により主任の承認を受けなければならない。

2 借覧期間は,7日以内とする。ただし,校長が承認したときは,この限りでない。

3 文書を借覧した職員は,これを転貸,抜取り,取替え,書き込み又は校外持ち出しをしてはならない。

(文書の廃棄)

第34条 主任は,校長の承認を得て,保存年限を経過した文書を廃棄しなければならない。

2 主任は,保存年限を経過した文書で校長が必要と認めるものについては,さらに年限を定めてこれを保存することができる。

3 主任は,保存年限を経過しない文書で保存の必要がないと認めるものについては,主務者と協議し,校長の承認を得てこれを廃棄することができる。

4 主任は,前3項の処分をしたときは,文書管理目録を整理しなければならない。

5 主任は,廃棄する文書のうち,機密を要するものについては,焼却その他適切な措置を講じなければならない。

(歴史的・文化的価値ある文書の保存)

第35条 教育総務課長は,前条の規定により廃棄しようとする文書で,歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては,校長と協議の上,これを保存することができる。

附 則

この訓令は,公布の日から施行し,平成17年4月1日から適用する。

附 則(平成28年3月14日大和町教委訓令第1号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

別表(第8条関係)

(平28教委訓令1・全改)

学校名

約字

大和町立吉岡小学校

吉岡小

大和町立宮床小学校

宮床小

大和町立吉田小学校

吉田小

大和町立鶴巣小学校

鶴巣小

大和町立落合小学校

落合小

大和町立小野小学校

小野小

大和町立大和中学校

大和中

大和町立宮床中学校

宮床中

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大和町立学校文書取扱規程

平成17年3月31日 教育委員会訓令第8号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成17年3月31日 教育委員会訓令第8号
平成28年3月14日 教育委員会訓令第1号