(趣旨)

第1条　この規程は，大和町における文書の取扱いに関し，別に定めるもののほか，必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第1条の2　この規程において，次の各号の掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は，すべて正確かつ迅速に取扱い，常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は，文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し，必要があると認めるときは，当該事務の処理に関し調査を行ない，報告を求め，又は指導しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第4条　各課に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

(主任の職務)

第5条　主任は，次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(電子文書取扱主任)

第5条の2　各課に前条第3号及び第4号に掲げる事務並びに総合行政ネットワーク文書の収受に関する事務を処理させるため，電子文書取扱主任を置くことができる。

(文書関係帳簿)

第6条　総務課には，次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は，次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書(前条第2号イ及び第5号に掲げるものを除く。)には，記号及び番号を付けなければならない。

(文書の収受及び配布)

第9条　本庁に送達された文書は，総務課において受領し，次の各号に定めるところにより，総務課又は主務課において収受し，配布しなければならない。

(料金未納等郵便物の受領)

第10条　送達された文書のうち，郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，その料金を支払って受領するものとする。

(誤配文書の回送)

第11条　主務課長は，第9条の規定により配布された文書のうち，その主管に属さないものがあるときは，直ちに総務課に回送しなければならない。

(未経由文書の回送)

第12条　主務課長は，総務課を経由しないで，文書(第9条第2項に定める文書を除く。)を受け取ったときは，すみやかに総務課に回送して所定の手続を求めなければならない。

(勤務時間外に送達された文書の受領等)

第13条　勤務時間外に送達された文書の受領等については，大和町宿日直規程(昭和60年大和町訓令第3号)に定めるところによる。

(文書の処理促進)

第14条　主務課長は，収受し，又は配布された文書を閲了し，自ら必要な処置をとるほか，所属の職員に指示してすみやかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第15条　文書の起案は，次の各号により処理できるものを除き，回議用紙(様式第10号)を用いなければならない。

(起案の要領)

第16条　起案に際しては，次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(例文の作成及び登録)

第17条　例文は，各課において共通に使用できるものにあっては総務課長が，その他のものにあっては当該主務課長が総務課長と協議して作成するものとする。

(回議書の作成要領)

第18条　回議書の作成に際しては，次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議の要領)

第19条　回議書は，職制の順で回議しなければならない。

(合議後の通知)

第20条　主務課長は，合議した回議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき，又は当初の起案が廃案となったときは，速やかに合議した課長にその旨通知しなければならない。

(文書の審査)

第21条　回議書のうち町長又は副町長名で施行する文書については，主務課長の決裁又は回議を終わった後(他の課長に合議を要するものについては，合議を終わった後)総務課長の審査を受けなければならない。ただし，軽易な文書又は定型的反復的な文書については，主務課の主任の審査を受けるものとする。

(法令審査委員会への付議)

第22条　総務課長は，条例その他法令に関する重要事項については，法令審査委員会規程(昭和61年大和町規程第3号)に定める法令審査委員会に付議するものとする。

(決裁済の表示)

第23条　決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には，決裁済の年月日を原議の所定欄に記載するものとする。

(施行文書の処理)

第24条　施行を要する原議は，特に施行日を指定されたもののほか，すみやかに施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第25条　文書の施行者名は，町長名とする。ただし，法令に別段の定めがあるときは，この限りでない。

(文書の日付け)

第26条　施行する文書の日付けは，発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第27条　施行を要する原議は，次の各号に掲げる文書の種類ごとに，それぞれ当該各号に掲げる簿冊に登録し，原議に番号を付さなければならない。ただし，課長名で施行する文書その他軽易なものについては，この限りでない。

(浄書及び校合)

第28条　施行する文書は，主務課において浄書及び校合するものとする。

(公印等の押印)

第29条　施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には，公印を押さなければならない。ただし，次の各号に掲げるものについては，公印を省略することができる。

(電子署名)

第29条の2　施行する総合行政ネットワーク文書については，総合行政ネットワーク文書情報の送信の際，当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。ただし，総合行政ネットワーク文書が前条第1項各号に掲げるものに該当する場合にあっては，この限りでない。

(文書の発送)

第30条　施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この項において同じ。)は，総務課において発送しなければならない。ただし，特に緊急を要するものその他特別の事情があるものは，あらかじめ，総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。

(発送済の表示)

第31条　発送済の原議には，所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

(処理中の文書の管理)

第32条　主務課長は，処理期限のある文書について，常にその処理状況を把握しておくものとし，処理が完了していないものがある場合には，すみやかにその処理に当たらなければならない。

(文書の整理)

第33条　主任は，未処理文書，未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第34条　文書は，上司の許可を得ないで，庁外に持ち出し，又は職員以外の者に示し，若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第35条　完結文書は，主務課において次の各号に掲げるところにより編集及び製本しなければならない。

(文書の保存年限の種別)

第36条　文書の保存年限の種別は，次のとおりとする。

(保存年限の種別の標準)

第37条　前条第1項に規定する種別の標準は，次のとおりとする。

(文書の保存)

第38条　第5種に編集する文書を除き，完結文書の保存は，総務課長が行わなければならない。

(文書の引継ぎ)

第39条　主務課長は，前条の規定により保存すべき文書の引継ぎを行おうとするときは，翌年度末までに文書引継書(様式第12号)により引き継がなければならない。

(文書の借覧)

第40条　総務課長が保存している文書を借覧しようとする者は，文書借覧書兼貸出簿(様式第13号)により，総務課長の承認を受けなければならない。

第41条　前条第1項の規定により文書を借覧した者は，これを転貸，抜取り，取替え，書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(文書の廃棄)

第42条　総務課長は，主務課長との協議により保存年限を経過した文書を廃棄しなければならない。

(歴史的・文化的価値ある文書の保存)

第43条　総務課長は，前条の規定により廃棄しようとする文書で，歴史的・文化的価値を有すると認めるものについては，主務課長と協議の上，これを保存することができる。